Ежегодно на нашем комплексе появляются новые пользователи, а некоторые, наоборот, навсегда прекращают работу. В связи с этим для обеспечения контроля применяется процедура автоматического запроса отчётов о проделанной работе и актуальной информации о дальнейшей работе, а также прекращения доступа к комплексу. Её суть в следующем:
Каждой учетной записи сопоставляется дата (с точностью до дня и месяца) окончания доступа к комплексу. Или, другими словами, дата уточнения информации о пользователе. Например, для студентов это дата завершения обучения в бакалавриате/магистратуре. Для сотрудников НГУ - дата окончания контракта с НГУ. Допустим некоторый разумный запас по времени в несколько недель.
За один месяц до этой даты на электронную почту, соответствующую данной учётной записи, начинают еженедельно автоматически высылаться предупреждения о скором прекращении доступа. Пользователь должен отреагировать на эти предупреждения, ответив на полученное письмо.
При отсутствии ответа, либо, если его качество неудовлетворительно (например, не предоставлен отчёт о проделанной работе), после этой даты доступ будет автоматически заблокирован, все адреса электронной почты, ассоциированные с этой учётной записью, будут удалены из всех списков рассылки.
Ещё через месяц все файлы этой учётной записи будут удалены.
Таким образом, у каждого имеется двухмесячный запас времени, чтобы отреагировать на предупреждения и принять меры для продления доступа. Этого вполне достаточно даже в случае, если человек находится в отпуске или в командировке.
Удаление самой учётной записи производится не будет, вместо этого блокируется доступ.
Хотя письма создаются и отправляются автоматически, без учёта конкретной ситуации, каждое полученное в ответ письмо будет рассматриваться индивидуально.
Процедура применяется ко всем пользователям комплекса без исключения.